OB (Open Book)
Un contratto a libro aperto, o “open book”, è un accordo tra cliente e fornitore che mira a garantire trasparenza e collaborazione in termini di costi e profitti. Consente al cliente di avere una visione chiara dei costi sostenuti dal fornitore e del margine di profitto concordato. Favorendo così una maggiore fiducia tra le parti coinvolte.
I contratti open book sono particolarmente adatti per servizi complessi o difficili da definire in anticipo, perché permettono una maggiore flessibilità nella gestione dei costi e nella valutazione delle prestazioni del fornitore. Inoltre, questi contratti possono includere incentivi e penalità, basati sulla differenza tra il costo effettivo del progetto e le stime iniziali.
Stimolando il fornitore a lavorare in modo efficiente e a contenere i costi.
I vantaggi di questo contratto
Per negoziare efficacemente un contratto a libro aperto, è importante coinvolgere tutte le funzioni rilevanti del fornitore, inclusi i reparti commerciali, legali e finanziari. In questo modo, si può garantire che tutte le parti abbiano una comprensione chiara degli obiettivi del contratto e delle responsabilità reciproche.
I vantaggi principali dei contratti open book includono:
- Maggiore trasparenza. Il cliente ha accesso ai dettagli dei costi sostenuti dal fornitore, il che permette di identificare eventuali inefficienze o margini di profitto eccessivi.
- Collaborazione. La natura aperta del contratto incoraggia la comunicazione e la collaborazione tra cliente e fornitore. Favorendo un’ottimizzazione continua dei processi e delle prestazioni.
- Flessibilità. I contratti a libro aperto consentono una maggiore adattabilità alle esigenze del cliente e ai cambiamenti del mercato. Infatti, costi e servizi possono essere rivisti e aggiornati in base alle necessità.
Tuttavia, è importante notare che i contratti open book richiedono un elevato livello di fiducia tra le parti. Una gestione attenta è fondamentale, per garantire il rispetto degli accordi stabiliti. Così le due parti lavoreranno insieme, per raggiungere gli obiettivi comuni. Inoltre, è fondamentale stabilire chiari meccanismi di monitoraggio e controllo: per verificare l’accuratezza delle informazioni condivise e garantire il rispetto degli impegni contrattuali.
Open book vs. closed book
Per quanto riguarda i contratti a libro chiuso, prevedono un prezzo fisso per i servizi offerti dal fornitore, senza che il cliente abbia accesso ai dettagli dei costi sostenuti. Questo tipo di contratto può essere più semplice da gestire, in quanto il cliente non deve monitorare i costi del fornitore. Si basa sulla qualità del servizio fornito. Tuttavia, i contratti a libro chiuso possono comportare un maggiore rischio per il cliente: è possibile che il fornitore nasconda margini di profitto elevati o inefficienze operative.
Sia i contratti open book, sia quelli closed book, hanno vantaggi e svantaggi. La scelta, tra i due, dipende dalle esigenze specifiche del cliente e dal tipo di progetto. Per i clienti che desiderano maggiore trasparenza, collaborazione e flessibilità, i contratti a libro aperto possono essere la scelta migliore. D’altra parte, i contratti a libro chiuso possono essere più adatti quando il cliente preferisce un approccio più semplice. Infatti con i contratti closed book il prezzo è definito sulla qualità del servizio, senza dover monitorare i costi del fornitore.
4 sfide associate ai contratti open book
Un contratto a libro aperto è un accordo tra un acquirente e un venditore, che riguarda un lavoro/servizio in cui i costi non sono definiti. Inoltre, è previsto un margine che il fornitore può aggiungere al costo finale dei suoi servizi. Una volta completato il progetto, il fornitore emette una fattura per i materiali utilizzati basata sul costo effettivo, più i margini concordati nel contratto. Ecco, alcune delle principali sfide che pone a chi lo utilizza.
- Complessità. La gestione di un contratto a libro aperto può essere più complessa rispetto a un contratto a libro chiuso. Infatti, richiede un monitoraggio costante dei costi e una stretta collaborazione tra cliente e fornitore.
- Riservatezza. Poiché i contratti open book richiedono la condivisione di informazioni sui costi e sui margini di profitto, è importante stabilire chiari accordi sulla riservatezza e sulla protezione dei dati sensibili.
- Fiducia. La fiducia tra cliente e fornitore è fondamentale in un contratto a libro aperto. Entrambe le parti devono impegnarsi a condividere informazioni in modo trasparente e a lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi comuni.
- Risorse. La gestione di un contratto open book richiede tempo e risorse da parte del cliente, per monitorare e valutare i costi del fornitore. Pertanto, è importante considerare se il cliente dispone delle risorse necessarie, per gestire efficacemente questo tipo di accordo.
Per approfondire il significato di Open Book
Ecco alcune fonti autorevoli, per approfondire il significato di questo termine:
LOGISTICS CONTRACTS: OPEN BOOK VS CLOSED BOOK https://www.daviesrobson.co.uk/news/view/logistics-contracts-open-book-vs-closed-book
Everything You Need to Know About an Open Book Contract https://www.upcounsel.com/open-book-contract
Open-book accounting and trust: influence on buyer-supplier relationship https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/RAUSP-06-2018-0034/full/html
Open Book Contract Management Guidance https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/525283/obcm_guidance_final.pdf
Sia i vantaggi sia le sfide di questi contratti devono essere valutati attentamente. Poi sarà più facile decidere se adottare un approccio open book o closed book, per un determinato progetto o accordo commerciale.
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